Elektronická komunikácia je v týchto dňoch čoraz viac populárna ako telefónne hovory, zásielky slimákov a dokonca aj v niektorých prípadoch osobné stretnutia. V každom profesionálnom prostredí vrátane zdravotníckej kancelárie je dôležité zvážiť niekoľko vecí pri odosielaní e-mailov spolupracujúcim, pacientom, lekárom, nemocniciam, predajcom alebo iným odborníkom.
Ľudia trávia veľkú časť svojho otvárania a čítania e-mailov.
Hodnotný čas by sa nemal plýtvať na neúčinné a nedôležité e-maily. Rovnaká profesionalita, ktorú by ste použili v telefóne, poštovej korešpondencii alebo osobnej komunikácii, by mala byť vyjadrená aj v e-maile. Vždy si pamätajte, že e-mail je forma komunikácie a spôsob, akým prijímač interpretuje správu, je jediný, na čom záleží.
Pred vytvorením a odoslaním e-mailu si položte niekoľko otázok.
- Je e-mail najlepšou formou komunikácie pre informácie, ktoré posielam?
- Je to profesionálne?
- Je to HIPAA kompatibilné?
- Presne to reprezentuje mňa a lekársku kanceláriu?
Etiketa e-mailu Pravidlo č. 1
Pred stlačením tlačidla ODOSLAŤ premýšľať o obsahu vašej správy. Uistite sa, že e-mail je vhodnou formou komunikácie pre vašu správu namiesto telefonického hovoru alebo stretnutia. Majte na pamäti, že obsah by mal odrážať obraz a úroveň odbornosti očakávanú od vašej zdravotníckej kancelárie.
Neposielajte, neposielajte ani neodpovedajte na žiadne e-maily, ktoré obsahujú obscénne, urážlivé, ohováračské, hanlivé, rasistické alebo sexuálne povahy. Sankcie môžu byť pre vás a zdravotné úrady ťažké.
Etiketa e-mailu Pravidlo č. 2
Používajte správnu gramatiku, interpunkciu a pravopis. Opäť, vaša správa je odrazom vašej zdravotníckej kancelárie.
Uistite sa, že správa zostala stručná a použite správne usporiadanie správy, ktoré vám uľahčuje čítanie. Pred odoslaním STRÁŽKY odošlite svoju korešpondenciu .
Nepoužívajte VŠETKY CAPS, pretože to je považované za krik alebo krik v online svete. Použite tučné alebo kurzíva na zdôraznenie slova alebo frázy. Tiež sa vyhýbajte použitiu extrémne fantazijných alebo podivných fontov, pretože to spôsobuje, že e-mail je ťažšie čitateľný.
Etiketa e-mailu Pravidlo č. 3
Uistite sa, či sa e-mail posiela príslušnému príjemcovi. Informácie v zdravotníckom úrade, najmä súvisiace s informáciami o pacientoch, by sa mali zdieľať iba na základe potreby vedieť. Zvážte tiež, že ľudia môžu považovať za informácie, ktoré nie sú pre nich relevantné, ako "nevyžiadanú poštu".
Nehovorte o osobných a dôverných informáciách alebo priložte súbory pacientov do e-mailu. Použite čísla pacientov alebo čísla lekárskych záznamov, aby ste poradili niekomu, aby si overil účet. Vaše informácie by ste mali uviesť tam.
Etiketa e-mailu Pravidlo č. 4
Odpovedajte na profesionálne e-maily do 24 hodín, ak je to možné. Ak vám to nedáva dostatok času, odpovedzte aspoň na to, že ste dostali e-mail a čo najskôr sa k nim vrátite.
Neodpovedajte na nevyžiadanú poštu ani žiadosti o prihlásenie na odber / odhlásenie.
Tým sa vytvorí len väčší počet spamov, ktoré zaplavia firemný e-mail.
Etiketa e-mailu Pravidlo # 5
Udržujte emócie z e-mailov. Buďte zdvorilí a profesionálni. Viete, kto môžete byť neformálny s dostatočným časom na vybudovanie tohto typu vzťahu.
Nehovorte nič v e-maile, ktoré by ste neskôr mohli ľutovať. Pri odosielaní alebo odpovedi na e-mail buďte opatrní. Nikdy nepoužívajte osobné pripomienky o inej osobe, nepoužívajte pripomienky, ktoré by niekomu urážali alebo povedali niečo, čo by ste nepovedali osobne.
Etiketa e-mailu Pravidlo č. 6
Udržujte humor, vtipy a iróniu na minimum. Zámery sú často "stratené v preklade" v e-mailoch a ľudia nemusia vždy dostať vtip.
Premýšľajte o tom z pohľadu príjemcu.
Neposielajte , nepreposielajte ani neodpovedajte na reťazové písmená. Je to neprofesionálne správanie a niektorí ľudia to považujú za nevyžiadanú poštu. Pamätajte, že akýkoľvek obsah, ktorý odošlete, by mal odrážať obraz a úroveň odbornosti, ktorú očakávate od vašej ordinácie.