5 Komponenty pre efektívne vnútorné ovládanie

Zabráňte a odhaľujte zneužitie zamestnancov vo vašej zdravotníckej kancelárii

Vnútorné kontroly sú definované ako proces, ktorý má odradiť podvody, chrániť zdroje spoločnosti a zabezpečiť súlad so zákonmi a predpismi. Vnútorné kontroly sú účinné len vtedy, ak sú určené konkrétnymi potrebami zdravotníckej služby, implementované, monitorované a merané, aby sa zabezpečilo, že fungujú podľa plánu.

Lekárska kancelária musí zaujať proaktívny prístup k predchádzaniu a odhaleniu zneužitia úradnej povinnosti tým, že má zavedenú politiku týkajúcu sa vnútorných kontrol. Prevencia a odhaľovanie zohrávajú veľmi dôležitú úlohu pri každom procese vnútornej kontroly tým, že minimalizujú určitú úroveň rizika.

1 -

Postupy pri nábore

Prijímanie najlepších zamestnancov lekárskeho úradu je účinným spôsobom posilnenia procesu vnútornej kontroly. Zamestnávanie zamestnancov, ktoré sú kompetentné, dôveryhodné a spoľahlivé dôkladným predbežným vylepšením kandidátov, je len dobré obchodné zmysel. Kontroly na pozadí a kontrola referencií sú jednoduché spôsoby, ako odstrániť všetky zlé jablká a odradiť určitých ľudí od žiadosti o prácu.

Napriek tomu, že predchádzajúci zamestnávatelia nemôžu poskytovať iné informácie ako štatút zamestnania a oprávnenosť na rehire, môžete požiadať žiadateľov, aby poskytli kontaktné informácie pre predchádzajúcich vedúcich pracovníkov alebo spolupracovníkov, aby získali podrobnejšie informácie. Kontroly na pozadí, vrátane kreditných kontrol, poskytujú aj podrobnosti o osobnej histórii žiadateľa.

viac

2 -

Oddelenie povinností

Oddelenie povinností bráni tomu, aby jeden zamestnanec nesie zodpovednosť za viaceré transakcie zahŕňajúce manipuláciu s finančnými prostriedkami. Kedykoľvek má zamestnanec zaobchádzať s peniazmi, mala by existovať jedna osoba, ktorá schvaľuje určité transakcie, iná osoba zodpovedná za spracovanie a iná osoba za účelom zosúladenia a vedenia záznamov. Tým sa zabezpečí, že žiadna osoba nemôže vykonať žiadnu úlohu, ktorá nie je zistená alebo preskúmaná inou osobou.

Rozdelenie povinností sťažuje stratu akejkoľvek sumy peňazí, a to bez ohľadu na to, či ide o kancelársku alebo administratívnu úroveň lekárskeho úradu. Keď zamestnanci vedia, že každý proces je sledovaný a monitorovaný, podporuje presnosť a čestnosť pri plnení úloh.

3 -

dokumentácia

Každá finančná transakcia by mala mať papierovú stopu. Dokumentácia nie je len praxou písania alebo dokumentácie akcií, ale aj uchovávaním kópií všetkých finančných záznamov, ako sú faktúry a platobné prevody. Zamestnanci by mali byť informovaní, aby nikdy nevykonali transakciu na základe verbálnej žiadosti.

Platná dokumentácia obsahuje formuláre oficiálnych lekárskych úradov, hlavičkový papier alebo faktúry a v prípade potreby by mala byť schválená podpisom. Kontroly by mali mať vždy faktúru, ako aj náhrady, prevody peňazí alebo platby. Hotovosť by sa mala akceptovať, nikdy sa nesmie odovzdať, iba ak by sa pacientovi vrátil späť. Zosúladenie hotovosti by malo byť tiež zdokumentované na začiatku a na konci každej zmeny.

4 -

Fyzické a elektronické zabezpečenie

Používanie trezorov, poplachových systémov, kamier a zámkov môže pomôcť lekárskej kancelárii pri ochrane údajov, inventára, majetku a peňazí.

1. Uchovávajte všetky pokladničné schránky, šeky a potvrdenia o príjme uzamknuté v trezore s obmedzeným prístupom pre lekárov. Kombinácie by sa mali pravidelne meniť.

2. Zabezpečte poplachové systémy po pracovných hodinách a neoperacných dňoch.

3. Kamery môžu byť umiestnené pri každom vchode a výstupe, na recepcii a zamerané na trezor.

4. Nechajte dvere vždy v uzatvorenej miestnosti a / alebo v ordinácii lekárne uzamykateľné a umožnite prístup iba do určitých oblastí.

Elektronické bezpečnostné opatrenia zahŕňajú používanie hesiel a obmedzenie prístupu len k oprávneným osobám.

5 -

Monitorovacie operácie

Akýkoľvek proces vnútornej kontroly by bol neúplný bez možnosti sledovania operácií. Monitorovanie vnútorných kontrol zahŕňa preskúmanie denných operácií s cieľom zabezpečiť správne fungovanie procesov.

1. Zosúladenie peňažných prostriedkov

2. Audit účtu alebo grafu

3. Overenie porovnaním správ

4. Pravidelné kontroly zásob

Starostlivosť o všetky procesy je dôležitá, ale predovšetkým vedúci zdravotníckej kancelárie musí:

1. Stanovte pravidlá a ciele

2. Komunikujte ich všetkým zamestnancom

3. Pravidelne poskytovať spätnú väzbu