5 Dôležité funkcie na recepcii

Na recepcii lekárskeho úradu môže byť veľmi zaneprázdnené miesto. Personál na recepcii je nevyhnutný pre bezproblémovú prevádzku lekárskej ordinácie. Personál na recepcii sa zvyčajne skladá z recepčných a / alebo lekárskych asistentov av závislosti od veľkosti lekárskeho úradu môže byť jedna osoba oboma. Klinické povinnosti navyše, recepcia je zodpovedná za päť administratívnych úloh:

1. Pozdravujú pacientov
2. Prijímanie a správa telefónu
3. Plánovanie schôdzok
4. Interofická komunikácia
5. Externá korešpondencia

1 -

Blahoželáme pacientom

Pozdravení pacienti nie sú len o tom, čo hovoríte, ale aj o tom, ako sa s pacientmi stretávate. Recepcia je zodpovedná za to, aby sa pacienti cítili vítaní.

Recepcia je prvým dojmom, ktorý pacient dostane pri volaní alebo návšteve lekárskej praxe. Je dôležité, aby recepcia poskytovala výnimočné služby zákazníkom a bola pozitívnou reprezentáciou lekárskej praxe.

Tu sú ďalšie spôsoby pozdravovania pacientov:

• Odpovedá na telefón pri zachovaní zdvorilého a dôsledného používania správnej telefónnej etikety
• Zachová oblasť príjmu čistú a organizovanú
• Registruje nových pacientov a aktualizuje existujúce demografické údaje o pacientoch zhromažďovaním podrobných informácií o pacientoch pacientom vrátane osobných a finančných informácií
• Zjednodušuje tok pacientov tým, že oznamuje poskytovateľovi príchod pacientov, vedomosti o oneskoreniach a komunikáciu s pacientmi a klinickým personálom
• Odpovede pacientov, potenciálnych pacientov a vyšetrovania návštevníkov zdvorilým spôsobom

2 -

Spravuje telefón

Pri odpovedaní na telefón zdvorilým a konzistentným spôsobom je súčasťou pozdravov pacientov, nie je to len povinnosť telefónnej recepcie na recepcii. Na recepcii je zodpovedná prijímanie všetkých prichádzajúcich hovorov a tiež umiestnenie odchádzajúcich hovorov v prípade potreby.

• Prichádzajúce hovory: Prichádzajúce hovory pozostávajú z telefonických hovorov, telemarketingov, farmaceutických zástupcov, iných lekárov a ďalších. Pri správe telefónov s využitím týchto komunikačných zručností musí recepcia používať správnu telefónnu etiketu: byť aktívnym poslucháčom, má dobré telefónne správanie, volanie na obrazovke, používať takt, klásť otázky a zachovávať dôvernosť.
• Odchádzajúce hovory: Niekedy môže byť na recepcii potrebné zadať odchádzajúce hovory na diskusiu o schôdzke pacientov, na stretnutiach mimo stretnutí alebo na odporúčania, alebo na objednanie spotrebného materiálu. Ako zástupca zdravotníckeho úradu je rovnako dôležité používať správnu telefónnu etiketu.

3 -

Plánovanie schôdzok

Efektívne plánovanie je nevyhnutné pre vynikajúci zážitok pacienta a plynulý tok pacienta. Väčšina lekárskych kancelárií využíva plánovací softvér, ktorý umožňuje jednoduché a jednoduché plánovanie schôdzok. Reštaurácia musí však byť schopná vyplniť zrušenie alebo nekonferenciu a stať sa efektívnou v komunikácii so zmenami v pláne pacientom a lekárom.

4 -

Komunikačná komunikácia

Recepcia lekárskej kancelárie je ako komunikačný uzol. Väčšina komunikácie cez internet prechádza cez recepciu, najmä ak ide o akékoľvek administratívne úlohy súvisiace s pacientom.

Najefektívnejšie komunikovať jasné a stručné informácie je rozhodujúce. Či už v poznámke, písomnej komunikácii, prostredníctvom vnútornej kancelárskej e-mailovej správy, jednej na jednej interakcii alebo v skupine, je dôležité držať sa témy na dosah ruky, a nie je to len tak.

Niektoré základné zručnosti potrebné pre efektívnu komunikáciu medzi inými:

• Telefonická etiketa
• Zákaznícky servis
• Základné programy programu Word a Excel
• Správa času
• Organizačné zručnosti

5 -

Externá komunikácia

Externá komunikácia zahŕňa potenciálne komunikáciu s predajcami, inými lekármi, poisťovňami a inými podnikmi. Môže to vyžadovať odchádzajúce telefonické hovory, písanie profesionálnych písmen, faxovanie a písanie listov.

Znalosť kancelárskych postupov zvyčajne získaných z certifikátu alebo titulu Associates v obchodnom programe vrátane administratívnych procesov a postupov, spracovanie nárokov, príprava tabuľky pacientov a základné počítačové zručnosti. Základné schopnosti administratívneho asistenta a schopnosť adekvátne pracovať s kancelárskymi zariadeniami sú dôležité pre úspech kancelárie.