Personál na recepcii je zvyčajne prvým kontaktom pacienta s vašou kanceláriou. Nielen odpovedajú na telefón alebo pozdravujú pacientov. Sú tiež zodpovední za plánovanie schôdzok a získanie demografických informácií o pacientoch. Musia byť schopní držať krok s rýchlym tempom zdravotníckej kancelárie, rovnako ako venovať veľkú pozornosť detailom. Tu je 8 povinností personálu recepcie.
1 -
Víta a pozdravuje ...Recepcia osobne privíta a pozdravuje všetkých pacientov a návštevníkov osobne alebo cez telefóny. Ako všetci vieme, prvé dojmy sú trvalé. Prvé dojmy, ktoré zákazníci dostanú o vašej lekárskej praxi, sú často z vašich pracovníkov v kancelárii, čo je pre úspech vašej organizácie rozhodujúce. Poskytovanie vysokokvalitnej starostlivosti a vynikajúceho zákazníckeho servisu zabráni strate príjmu pre zdravotnícku službu kvôli vysokej spokojnosti pacienta.
2 -
Odpovedá na telefón ...pričom si zachováva zdvorilý, konzistentný telefónny spôsob používajúci správnu telefónnu etiketu. Dobré správanie telefónu je jednoduchá úloha. Ak chcete mať dobrú módu telefónu, jednoducho to znamená byť profesionálny a zaobchádzať s ostatnými spôsobom, akým sa chcete liečiť, ak ste volajúcim. Je dôležité, aby pracovníci zdravotníckej kancelárie neustále poskytovali zdvorilý a konzistentný telefónny spôsob. Keď pacient zavolá, spôsob, akým personál recepcie spracováva telefónny hovor, určuje, ako je vaše zariadenie vnímané.
3 -
Udržuje oblasť recepcie ...čisté a organizované. Udržiavanie zdravotnej kancelárie v čistote nie je len tak, ako to vyzerá. Čistá lekárska kancelária je nevyhnutná na udržanie zamestnancov a pacientov bezpečných a zdravých. Udržanie lekárskej ordinácie bez zárodkov je viac ako len to, čo je na povrchu; ide o to, aby ste mali zdravé, sterilné prostredie na prevenciu infekčných chorôb.
4 -
Registruje nových pacientov ...a aktualizuje existujúce demografické údaje pacientov zhromažďovaním podrobných informácií o pacientoch pacienta vrátane osobných a finančných informácií. Cyklus účtu pacienta vzniká počiatočným zadaním demografických informácií o pacientoch, ktoré zahŕňajú demografiu pacienta a informácie o poistení. Neplatné informácie môžu oneskorenie platby.
5 -
Zjednodušuje tok pacientov ...oznámením poskytovateľovi príchodu pacientov, vedomostiam o oneskoreniach a komunikácii s pacientmi a klinickými pracovníkmi. Ak pacienti vo vašej ordinácii nie sú spokojní s celým procesom, nemusí sa vrátiť. Poskytovanie vysokokvalitnej starostlivosti a vynikajúceho zákazníckeho servisu zabráni strate príjmu pre zdravotnícku službu kvôli vysokej spokojnosti pacienta. Pacienti sa pravdepodobne budú aj naďalej vracať dovtedy, kým budú spokojní s celým procesom.
6 -
Reaguje na ...pacientov, potenciálnych pacientov a otázky návštevníkov zdvorilým spôsobom. Technika s názvom "aktívne počúvanie" je užitočným nástrojom, ktorý zabezpečuje, že porozumenie je úplné. V tejto technike poslucháč preformuluje informácie, ktoré počuli vo svojich vlastných slovách. Ak sú tieto informácie správne, výmena je úplná, ak nie, odosielateľ informácií môže v súčasnosti opraviť akékoľvek nedorozumenia. Táto výmena trvá len trochu viac času a je účinným nástrojom na vytvorenie zodpovednosti, pretože všetci účastníci výmeny vedia, že očakávania sú jasné a pochopiteľné.
7 -
Zachováva zdravotnícke kancelárske potreby ...dostatočne zásobované predvídaním potrieb inventára, zadávaním objednávok a monitorovaním kancelárskych zariadení.
8 -
Chráni dôvernosť pacienta ...že zabezpečené chránené zdravotné informácie sú zabezpečené tým, že PHI neopustí na bežnom mieste a neodpojí počítač pred opustením bez dozoru. Zachovanie dôvernosti pacienta nielenže umožňuje pacientom pocítiť bezpečnosť pri liečbe vo vašom zdravotnom zariadení, je to aj zákon. Každá organizácia, ktorá pristupuje k informáciám o zdravotnom stave pacienta, sa považuje za subjekt, ktorý je krytý a od zákona sa vyžaduje, aby dodržiaval ustanovenia HIPAA alebo čelil občianskym a / alebo trestným sankciám. Je nevyhnutné, aby lekárske záznamy zostali dôverné a nemôžu byť prístupné osobám, ktoré nemajú riadnu autorizáciu. Zverejnenia týkajúce sa chránených zdravotných informácií (PHI) pacientov bez ich splnomocnenia sa považujú za porušenie pravidla ochrany osobných údajov.