Bezpečne zlikvidujte papier a elektronický PHI
Existuje niekoľko spôsobov, ako správne zlikvidovať chránené zdravotné informácie. Správna likvidácia chránených zdravotných informácií (PHI) a iných dôverných informácií, či už v papierovej alebo elektronickej forme, je požiadavkou HIPAA. Akékoľvek zariadenie, ktoré HIPAA vymedzuje ako krytý subjekt, má povinnosť zabezpečiť súkromie a bezpečnosť svojich pacientových informácií, ako aj zachovanie dôvernosti ich PHI.
Existuje niekoľko riešení, ktoré môže vaša zdravotnícka kancelária zriadiť, aby správne disponovala PHI, keď už nie sú potrebné informácie.
Správne likvidácia papiera PHI
Papier PHI by sa nikdy nemal vkladať do bežného odpadu. Umiestnenie PHI do koša alebo odpadu nie je bezpečnou metódou likvidácie PHI. Koše a odpadky sú prístupné verejnosti a nie je možné chrániť dokumenty pred ich získaním a ich obsahom. Spoločnosti boli uložené pokuty za nezákonné vyradenie PHI do skládok spolu s názvami pacientov, dátumy narodenia, čísla sociálneho zabezpečenia a ďalšie chránené zdravotné informácie.
Predtým, než sa PHI dá vyradiť, musí byť nerozpoznateľné skartovaním alebo pálenie. Najistejšou cestou je najať renomovanú spoločnosť, ktorá zničí záznamy. Pomôžte svojim zamestnancom dodržiavať tieto postupy:
- Na každú pracovnú stanicu umiestnite malé nádoby, ktoré sú zreteľne označené ako "PHI FOR HEAVY DISPOSAL ONLY - NOT TRASH". To zabráni tomu, aby sa informácie náhodne dostali do koša.
- Uistite sa, že monitorujete ako bezpečné, tak aj nezabezpečené miesta, kde sa odpad odstraňuje ako preventívne opatrenie pre akékoľvek PHI, ktoré by pacient mohol vyhodiť. Napríklad v čakárni a v toaletách.
- Majte na pamäti, že niektoré informácie môžu vyžadovať dodatočné ochrany, ako sú čísla sociálneho zabezpečenia, diagnostika pacientov a čísla kreditných kariet.
- Urobte si politiku, aby všetky papierové dokumenty boli umiestnené v koši na recykláciu, či už je na nej PHI alebo nie, aby sa predišlo nejasnostiam.
- Vykonajte náhodné kontroly, aby ste sa uistili, že každý je v súlade.
Správne likvidácia elektronického PHI
Elektronické PHI je menej pravdepodobné, že bude vyžadovať likvidáciu. Avšak, ak vaša kancelária používa akýkoľvek typ vymeniteľných alebo prenosných elektronických médií, ako sú diskety, CD alebo flash disky, je nutné vymazať, odstrániť alebo preformátovať akúkoľvek informáciu, ktorá už nie je potreba. Najlepším spôsobom je vyhnúť sa používaniu vždy, keď je to možné.
Ak je potrebné zlikvidovať elektronické PHI, použite zúčtovací softvér alebo hardvér na prepísanie citlivých údajov s necitlivými údajmi. Medzi ďalšie možnosti patrí vyčistenie, ktoré vyžaduje silné magnetické pole na zničenie údajov alebo zničenie zariadenia pomocou metód ako spaľovanie, skartovanie a roztavenie. Spoločnosti, ktoré poskytujú bezpečný odovzdávanie papiera PHI, môžu tiež poskytovať bezpečnú elektronickú likvidáciu PHI.
Nezabudnite odstrániť informácie z pevného disku počítačov, ktoré sa už nepoužívajú alebo sa predávajú takým spôsobom, ktorý bráni obnoveniu údajov. Zostaňte v súlade s dodržiavaním HIPAA, aby ste sa uistili, že dodržiavate najnovšie smernice.